2022.11.15(tue)メモは大事だけど整理が…②

3週間ほどEvernote内のメモを整理してて、

  • 中途半端な走り書きのようなメモがものすごく多い。
  • 同じ内容で似たようなメモもたくさんある。
  • すでに制度や案件終わってて、ゴミ情報満載のノートブックもある。

Evernoteにインプットを適当にやってたから10年以上も使い続けることができたんだなぁ、と思いつつも同じような内容のメモを集めて1つにすると役立ちそうな情報になるものある。この辺は、今後少しずつ見ていかないといけないなと思ってる。

他にもどうでもいいようなメモもたくさんあった。例えば、

消費税の導入年月日、牛肉部位の写真、死亡時の手続きリスト、おすすめ漫画リスト、おいしい焼酎の割り方、ジム申込書控え、ごみ収集の日程表、アパレルごとの服のサイズ、ワクチンの接種証明や「アレ」の画像などww

さて、どうやって整理する?

今まで適当につけてたタグを削除

ノートブックをフォルダ代わりにしてメモを保管していたので、とりあえずは200以上あった適当なタグを全て消去するところからスタート。これが面倒で一括で削除することが出来ないので、チマチマ1つずつ右クリックを押して削除する作業を繰り返す。(現在の環境はEvernote 10.47.7を使用)

ネットでタグ付け方法について調べてみたところ、一つだけ真似できそうなものがあった。その人はアーカイブ用のノートブックを1つ作成して全てのメモを保存し、全てのメモにタグを付けて管理している。つまりは、タグをフォルダのように使用しているという事。早速参考にする。

結局のところ、Evernoteに放り込んであるメモを探すときにはいちいちノートブックを開いて対象のメモを探すというよりも、先ずは検索かけるので、タグ付の方が私の場合はタグ整理が向いている気がしてる。

インプットする時は、適当にINBOXのノートとかに入れておいて、タグを付けてから保管用のCabinetノートに放り込めば終了なので手間は同じ。むしろフォルダでの管理よりも関係性のある部署や案件のタグも複数張り付けることができるので、検索するには効率が良いと思ってる。

行った手順

  1. タグを階層だてて作成する。
    • この時にタグの前に.(ドット)、#、@などの記号を付ける。例えばプライベートな内容なら#Cigarみたいに。他にも#golfや#Campとか。
    • 仕事用だと.Managementとか.Manage01経理などのタグを作成。数字は並び順ソートのため。
    • 他にも.Meeting-〇〇会議
  2. メモに新しいタグを張り付けていく
    • 今までフォルダ管理していたので、上記で作成したタグを割り当てる。
    • 割り当てが終わったら、メモを01.Cabinetというノートブックに移動する
    • 空っぽになったノートブックは削除する。

2の作業に相当時間を割いた。1日では終わらなかった。

タグ付けすることで、ノートブックが不要となりすっきりする。代わりに新しいタグが100個近くもできたけど、今までのように適当なタグではないので検索もかけやすい。

上記の手順の1で@や#の記号を付けたのは、タグ検索のしやすさと振り分けやすくするため。新しいメモを作成してタグ付けする際に記号を入れることで、その記号のリストが一気に出てくるようになるので対象のタグを選ぶだけでタグ付けが完了してしまう。

例えばスマホからインプットした場合にタグを探すのは面倒であれば、タグを付けずに保管すれば00.INBOXというノートブックに追加されるので、時間がある時にPCなどでタグを付けてから01.Cabinetに放り込んであげるだけで完了する。

途中までノートブックを少し残していたけど、今では保管用のノートブック(01.Cabinet)に全ての情報を入れるようにした。ただ、共有フォルダは今のところそのまま放置してるけど、いい方法があれば今後対応していく予定。

.Managementタグの下に36のタグが隠れてる。基本的には仕事用のタグ。

ノートブックからタグ管理にしたことでのメリット

  • 対象のメモを探しやすくなった。
  • 01.Cabinetというノート(=フォルダ)に入ってるため、メモの移動が無くなった
  • タグを付ける際にタグが一覧表示されるのでタグ付けしやすくなった
  • ノートに振り分けが難しかったメモに複数のタグを貼れるので迷わなくなった。

今回整理してよかったこと(意識の変化)

  • 打ち合わせなどのノートもEvernoteで取るようになった。
    • iPadの手書きノートを活用していたけど、後で検索するのが面倒なことに気づいた。
    • Googleカレンダーと同期されているので、予定をタップするだけでメモ入力が可能になる。
  • 基本的に00.INBOXは空っぽの状態を保っているので、INBOXからCabinettに移動する際に、メモを見返すきっかけとなった。
  • 同じような内容や資料を集める際にはマージを使って情報を一つのメモにまとめるようになった。
    • 終わった案件も一つのメモにすることで時系列に並べることも可能。ただしマージは戻せないので注意が必要。

今後Evernoteに期待する事

  • 同期が遅い
    • スマホで入力して、打ち合わせ内容を補完しようとPCで開くも同期されていないこともある。
  • iPadで登録してたら、同じメモがたくさん複製されてたので、どれが大本か区別をつけるのが大変
  • PCでアップデートする際にイチイチポップアップするのはやめてほしい。(バックグラウンドで勝手にやってくれ)

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